Het uitschrijven van een algemene aandeelhoudersvergadering is aan regels gebonden. Als het niet goed gebeurt, kunnen besluiten succesvol aangevochten worden.
In het navolgende staan we stil bij de vereisten.
De vereisten
Vereiste 1:
Alleen het bestuur en eventueel een Raad van Commissarissen (RvC) is bevoegd een algemene aandeelhoudersvergadering uit te schrijven. De frequentie is minimaal een keer per jaar en uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar.
Minderheidsaandeelhouders mogen bestuur en RvC verzoeken een vergadering uit te schrijven en als aan dat verzoek niet wordt voldaan, kunnen ze dat via de rechter afdwingen.
In de statuten van de vennootschap kan worden bepaald dat anderen ook een AVA (AVA is de afkorting voor Algemene Vergadering van Aandeelhouders) mogen uitschrijven.
Vereiste 2:
Doorgaans staat in de statuten wat de oproepingstermijn is. Als dat niet het geval is, geldt de wettelijke termijn van tenminste acht dagen.
Vereiste 3:
In de uitnodiging voor de vergadering moet tenminste staan: naam, adres, functie en aantal aandelen. De uitnodiging moet per post verzonden worden, tenzij in de statuten de mogelijkheid van email geboden wordt.
Tevens dienen de agendapunten vermeld te zijn.
De raadgevers van de vergadering (bestuur en eventueel RvC) dienen op dezelfde wijze te worden opgeroepen.
Vereiste 4:
De vergadering wordt gehouden in de statutaire standplaats of in de plaats die in de statuten daarvoor is aangewezen.
Indien voor een andere locatie wordt gekozen, kan dat alleen als iedere aandeelhouder hiermee ingestemd heeft en bestuur en eventueel RvC advies heeft kunnen uitbrengen.
Vereiste 5:
Zoals bij vereiste 3 is vermeld dienen de agendapunten vooraf door de uitnodiging bekend gemaakt te zijn. Alleen als elke aandeelhouder ermee akkoord gaat, kunnen tijdens de vergadering onderwerpen toegevoegd worden. Tevens bestuur en eventueel RvC in de gelegenheid gesteld te zijn advies uit te brengen voorafgaand aan de besluitvorming.
Mocht aan bovenstaande vereisten niet zijn voldaan, kan er niet wettig worden besloten.
U ziet: het luistert nauw en er kan alle aanleiding zijn u te laten bijstaan door een ervaren advocaat.
