FORSYTE ADVOCATEN PRIVACY STATEMENT
I. Verwerkingsverantwoordelijke
FORSYTE Advocaten (hierna: FORSYTE) is de verantwoordelijke gegevensverwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).
II. Persoonsgegevens
FORSYTE verwerkt minimale persoonsgegevens waaronder de naam, de geboortedatum, de BSN-nummer, adresgegevens en bankgegevens van cliënten.
III. Grondslag verwerking
De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door FORSYTE is vastgelegd in artikel 6 lid 1 sub c van de AVG.
De Verordening op de advocatuur (hierna: Voda) schrijft in art. 6.4 lid e en f jo. Art. 6.5 voor dat een advocaat dient te voldoen aan de voorgeschreven regels en de wijze waarop hij voldoet aan de voor hem geldende regels betreffende de Wet ter voorkoming van witwassen fraude en terrorismebestrijding (hierna: Wwft) en het dossier- en zaaksbeheer dient te beschrijven.
Artikel 3 lid 2 van de Wwft bepaalt dat een instelling cliëntenonderzoek dient te verrichten onder andere in de vorm van het identificeren van diens cliënt.
IV. Beveiliging van de verwerking
De persoonsgegevens worden verwerkt door middel van het aanmaken van een dossier; zowel fysiek als digitaal.
De fysieke dossiers bevinden zich in de werkruimte van het kantoor. Deze ruimte is afgesloten voor cliënten; alleen de medewerkers van FORSYTE hebben toegang tot deze ruimte. Alle medewerkers van FORSYTE hebben een geheimhoudingsplicht ondertekend alvorens het verkrijgen van toegang tot de dossiers. De dossiers worden bewaard in een kast met slot. De kast is ten alle tijden op slot tenzij een betrokken medewerker toegang tot het dossier nodig heeft.
De medewerkers van FORSYTE hebben toegang tot de digitale omgeving. Deze omgeving is beveiligd. Toegang tot de dossiers wordt verkregen door verbinding te maken met het IP-adres van FORSYTE middels een VPN-verbinding. Toegang tot de server wordt verkregen door in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Iedere werknemer heeft een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Dit biedt de mogelijkheid om bij te houden welke medewerker in welk dossier heeft gekeken.
V. Bewaartermijn persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden bewaard niet langer dan strikt noodzakelijk ex. art. 17 AVG voor de duur van de wettelijk bepaalde termijn van maximaal zeven jaren.
VI. Privacy rechten
Op grond van artikel 15 van de AVG heeft u recht op inzage in uw dossier, en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen ex. artt. 16 en 17 AVG.
U heeft het recht om uw (digitale) persoonsgegevens te ontvangen op grond van uw recht op dataportabiliteit ex. art. 20 AVG.
Indien blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen op grond van artikel 16 AVG.
In enkele uitzonderlijke gevallen heeft u het recht om verwijdering van uw gegevens te verzoeken.
Alle hierboven genoemde aanvragen dienen schriftelijk te gebeuren. FORSYTE zal uw aanvraag binnen een redelijke termijn in behandeling nemen.
Uw schriftelijk verzoek kunt u sturen naar:
FORSYTE Advocaten
Vredehofweg 70
3062 ES te ROTTERDAM
POSTBUS 4004