Wat is ingebrekestelling ?

Wat is een ingebrekestelling?

Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning om binnen een redelijke termijn een overeenkomst alsnog na te komen. U geeft dus iemand een laatste waarschuwing en de kans om na te komen wat u samen hebt afgesproken.

De ingebrekestelling heeft u nodig vóórdat een overeenkomst ontbonden kan worden of u een schadevergoeding wegens wanprestatie van de tegenpartij kunt vorderen. Hiermee kunt u namelijk de persoon in kwestie in verzuim stellen. Wanneer u een zakelijke overeenkomst ontbindt, heeft u een aantal mogelijkheden:

• Onderhandelen.
• Handelingsbevoegdheid controleren.
• Schriftelijk opzeggen.

Wanneer komt u in actie?

In het geval de wederpartij een aantal keren laat en/of onvolledig is geweest in het nakomen van de gemaakte afspraken, is het verleidelijk (zeker als er sprake is van grote tijdsdruk) een overeenkomst snel te ontbinden en een andere partij in de arm te nemen om de klus alsnog binnen de gestelde termijn af te ronden.

Ondernemers denken wel eens dat middels een ingebrekestelling de meerkosten verhaald kunnen worden. Dat is niet zo, want u heeft niet de redelijke termijn in acht genomen. Volgens de wet verdient iedereen minimaal een tweede kans.

Wilt u uw aanbetaling gerestitueerd krijgen, omdat de wederpartij niet binnen de afgesproken termijn geleverd heeft en er sprake is van een wanprestatie? U krijgt uw geld pas terug als hij/zij in verzuim is. Iemand is in verzuim na ontvangst van een deugdelijke ingebrekestelling.

Direct zelf aan de slag met het opstellen van een ingebrekestelling? Download onze gratis voorbeeldbrief.

Geen ingebrekestelling nodig

Reageert de wederpartij op tijd en volledig? Dan is er niets aan de hand en heeft u gekregen wat beide partijen hebben afgesproken. Er zijn drie gevallen waarbij een ingebrekestelling niet nodig is, waarbij wél verzuim vereist is:

• Wanneer een bepaalde deadline niet gehaald is, aangezien het verzuim dan automatisch intreedt.
• Wanneer de verbintenis voortvloeit uit een onrechtmatige daad of schadevergoeding wegens wanprestatie en de verbintenis hierdoor niet direct wordt nagekomen.
• Wanneer uit ofwel de houding, ofwel een mededeling van de persoon waarmee u een overeenkomst heeft afgesloten blijkt, dat deze de overeenkomst niet zal nakomen.

Een voorbeeld uit de praktijk is de ontbinding van een huurovereenkomst na huurachterstand. Verhuurder is niet verplicht om een ingebrekestelling te sturen, maar mag wel incassokosten en wettelijke renten rekenen aan de huurder.

Er zijn ook twee gevallen waarbij verzuim geen vereiste is:

• Op het moment dat u een schadevergoeding vordert en de nakoming van de overeenkomst (ook) op lange termijn onmogelijk is.
• Wanneer er ontbinding van de overeenkomst een gewenste optie is, waarbij de nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk is.

Is dat niet het geval, kunt u de overeenkomst ontbinden en eventueel een schadevergoeding eisen. Maar u moet de wederpartij wel een redelijke termijn hebben aangeboden om de afspraken na te komen.

Er zijn gevallen bekend waar een rechtbank of gerechtshof oordeelt dat een partij in verzuim is zonder een ingebrekestelling te hebben ontvangen. Dat gebeurt echter niet vaak en dus is het raadzaam in alle gevallen die ingebrekestelling te sturen.

De juiste termijn

Wat is een redelijk termijn om een persoon of organisatie in gebreke te stellen? Daarover wordt zeer verschillend geoordeeld. In een zaak vond een rechtbank en een gerechtshof dat het contract te snel eenzijdig werd ontbonden en dat de andere partij te weinig tijd had gehad, maar de Hoge Raad was van oordeel dat het wel degelijk zorgvuldig was gebeurd. Niet iedereen wil procederen tot aan de Hoge Raad en dus is het verstandig om zeer ruime en daarmee redelijke termijnen te hanteren.

Om uw gelijk te halen is het dus belangrijk om de ingebrekestelling juist te formuleren en de wederpartij ruimschoots de kans te geven zijn/haar nalatigheid te herstellen. Pas als dat gebeurd is en u heeft niet binnen die termijn gekregen wat u afgesproken heeft, is de wederpartij in verzuim en heeft u recht de overeenkomst te ontbinden en eventueel schadevergoeding te eisen.

In een aantal gevallen sluiten partijen een overeenkomst af met termijnen inclusief een boeteclausule bij overtreding van die termijnen. Ondernemers denken dat een ingebrekestelling dan niet meer nodig is en eisen die boete op. Dat is niet altijd rechtmatig. Het is daarom verstandig om advies te vragen bij een advocaat, zodat u geldige eisen opstelt.

Hoe stelt u iemand in gebreke

U kunt niet zonder grondige reden een organisatie of persoon in gebreke stellen. Loopt u tegen problemen aan, doordat de andere partij zich niet aan de afspraken houdt? Kijk dan altijd eerst wat u precies met de betreffende partij heeft afgesproken. Dit kunt u terugzien in:

• Het koopcontract.
• De offerte.
• De opdrachtbevestiging.
• Algemene voorwaarden.
• De factuur.

Wanneer u grondige redenen heeft gevonden, spreek dan eerst de partij op uw bevinden aan. Wellicht komt u tezamen alsnog tot een oplossing. Mocht dit niet lukken, dan stelt u een ingebrekestelling op. Drie zaken waarop u hierbij moet letten is:

• Wees helder in uw formulering.
• Geef de partij een redelijk termijn om de afspraken alsnog na te komen.
• Heeft u schade ter gevolg? Vermeld dit in de ingebrekestelling.

Hoe ziet een geldige ingebrekestelling eruit

Grondslag voor een gunstig resultaat van een ingebrekestelling is een heldere overeenkomst. Immers, als de wederzijdse afspraken niet duidelijk zijn, zal de rechter niet snel oordelen dat de wederpartij schuldig is aan een wanprestatie en dan wordt het wel heel lastig om uw gelijk te halen. Denk dus goed na hoe u de afspraken op papier zet. Dat kunt u doen aan de hand van de zaken waar de rechtbank naar oordeelt.

Als de ontbinding van de overeenkomst aangevochten wordt voor de rechtbank, kijkt de rechtbank naar de volgende zaken:

• Wat waren de te verrichten werkzaamheden?
• Wat was de omvang van de werkzaamheden?
• Welke afspraken heeft u gemaakt over de termijnen van de uitvoering?
• Hoeveel waarschuwingen heeft u verzonden?
• Wat is gebruikelijk in uw branche?
• Wat waren de wederzijdse verwachtingen?

Houd hier dus rekening mee bij de inhoud van een ingebrekestelling. Zorg voor een formele schrijfstijl en omschrijf de gemaakte afspraken tussen beide partijen zo specifiek mogelijk.

Opstellen van de brief

Artikel 6:267 BW stelt vast dat een ontbinding uitsluitend schriftelijk aangevraagd kan worden. Schriftelijk staat zowel voor per brief als ook elektronisch (bijvoorbeeld per e-mail). Elektronische aanvragen worden ook via de elektronische weg behandelt.

Tips voor het versturen van een ingebrekestelling per post:

• Verstuur de brief zowel per gewone post als aangetekend.
• Bewaar voor uzelf een kopie van de brief.
• Bewaar het verzendbewijs van de brief, als ook het ontvangstbewijs of het bewijs dat uw brief is geweigerd of niet is opgehaald.

Vergeten ingebrekestelling

Het komt weleens voor dat u erachter komt dat u een ingebrekestelling had moeten versturen. De derde partij hoeft uw schadevergoeding niet te accepteren en wanneer u de overeenkomst ontbindt, is dit op onterechte wijze. Het gevolg hiervan is een rechtszaak.

De rechter zal niet in uw voordeel spreken, omdat u geen ingebrekestelling verzonden heeft. U zult dus proceskostenvergoeding betalen. Ook kan de rechter beoordelen dat de overeenkomst onterecht is ontbonden. Dan zult u ook een schadevergoeding moeten betalen. Deze les leert u, dat een ingebrekestelling geen overbodige luxe is om bij twijfel toch te versturen.

Welke stappen kunt u dan zetten om alsnog op een geldige wijze een schadevergoeding te eisen of de overeenkomst te ontbinden? Dit verschilt per zaak. Daarvoor raden wij u aan advies te vragen bij experts op het gebied van zakelijke overeenkomsten. Wij kunnen uw zaak grondig bekijken en de juiste stappen met u ondernemen.

Ingebrekestelling opstellen met Forsyte

Het ingebreke stellen van een partij is niet eenvoudig. U moet een duidelijke brief opstellen, die de gemaakte overeenkomsten bevat en een redelijk termijn waarop de partij alsnog aan de gemaakte afspraken kan voldoen.

Wilt u ondersteuning bij het opstellen van de ingebrekestelling? Download de gratis voorbeeldbrief. U kunt deze als richtlijn gebruiken om een geldige brief op te stellen. Heeft u meer hulp nodig? Contact ons vrijblijvend, dan kijken we samen naar een oplossing. Beter aan de voorkant uw zaken goed regelen dan later veel moeten repareren!