AI recht: Advocaat arbeidsrecht en AI-implementatie

AI Act en juridische verplichtingen voor ondernemingen

De Europese AI Act brengt verplichtingen mee voor organisaties die AI-systemen ontwikkelen, aanbieden, implementeren of gebruiken. De AI Act is op 1 augustus 2024 in werking getreden en wordt gefaseerd van toepassing. Sinds 2 februari 2025 gelden onder meer regels over verboden AI-praktijken en de verplichting om binnen organisaties te zorgen voor voldoende AI-geletterdheid.

In latere fasen gelden aanvullende verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van risicobeheersing, transparantie, documentatie en menselijk toezicht. Voor ondernemers en werkgevers is het daarom belangrijk om tijdig te beoordelen welke AI-toepassingen binnen de organisatie worden gebruikt en welke juridische maatregelen nodig zijn.

Wanneer is juridisch advies over AI aan te raden?

Juridisch advies is verstandig zodra AI binnen uw onderneming wordt gebruikt of wanneer u overweegt AI-toepassingen te implementeren. In veel organisaties wordt AI al ingezet in de dagelijkse praktijk, terwijl nog geen duidelijke afspraken bestaan over gebruik, toezicht, verantwoordelijkheid en risicobeheersing.

Voorbeelden van AI-gebruik binnen organisaties

Dat kan bijvoorbeeld spelen wanneer werknemers AI gebruiken voor klantcommunicatie, interne documenten, analyses of rapportages. Ook kan AI worden ingezet bij werving en selectie, personeelsplanning, beoordeling, monitoring of andere vormen van besluitvorming. In al deze situaties kunnen arbeidsrechtelijke, privacyrechtelijke en organisatorische vragen ontstaan.

U kunt juridisch advies nodig hebben wanneer u wilt weten:

• of en onder welke voorwaarden werknemers AI-tools mogen gebruiken;
• welke bedrijfsinformatie of persoonsgegevens wel en niet in AI-systemen mogen worden ingevoerd;
• hoe u AI op de werkvloer juridisch verantwoord inzet;
• welke afspraken u met werknemers moet maken over AI-gebruik;
• hoe u een praktisch en juridisch zorgvuldig AI-beleid opstelt;
• welke verplichtingen uit de AI Act voor uw onderneming relevant zijn;
• welke risico’s spelen bij AI in werving, selectie, beoordeling of monitoring;
• hoe AI-gebruik zich verhoudt tot arbeidsrecht, privacy en medezeggenschap;
• wie verantwoordelijk is voor fouten, onjuiste uitkomsten of discriminerende effecten van AI.

Door tijdig advies in te winnen, voorkomt u dat AI ongecontroleerd binnen de organisatie wordt gebruikt en beperkt u juridische risico’s.

AI op de werkvloer

AI op de werkvloer raakt direct aan de verhouding tussen werkgever en werknemer. Werknemers gebruiken steeds vaker AI-tools om sneller te werken, informatie te structureren, teksten op te stellen of documenten samen te vatten. Dat kan efficiënt zijn, maar zonder duidelijke kaders ontstaan snel risico’s.

Risico’s van AI-gebruik door werknemers

Werknemers kunnen onbedoeld vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens of bedrijfsgevoelige gegevens invoeren in een AI-systeem. Ook kan onduidelijk worden hoe betrouwbaar AI-uitkomsten zijn, wie die uitkomsten controleert en wie verantwoordelijk is wanneer daarop fouten of onjuiste beslissingen volgen.

Voor ondernemingen is het daarom van belang om vooraf duidelijke regels vast te leggen over het gebruik van AI op de werkvloer. Daarbij moet onder meer worden beoordeeld:

• welke AI-toepassingen zijn toegestaan;
• voor welke doeleinden deze mogen worden gebruikt;
• welke informatie niet mag worden ingevoerd;
• wanneer menselijke controle noodzakelijk is;
• hoe toezicht, verantwoordelijkheid en interne goedkeuring zijn geregeld.

Een zorgvuldig AI-beleid geeft werknemers duidelijkheid en helpt de onderneming juridische en praktische risico’s beter te beheersen.

AI-beleid voor ondernemingen

Een goed AI-beleid legt vast hoe AI binnen de organisatie mag worden gebruikt. Daarmee voorkomt u dat iedere werknemer zelf bepaalt welke tools worden ingezet en onder welke voorwaarden dat gebeurt.

Een juridisch zorgvuldig AI-beleid is praktisch toepasbaar en sluit aan op de dagelijkse praktijk binnen de onderneming. Het maakt duidelijk welke AI-tools zijn toegestaan, welke gegevens beschermd moeten blijven, wie verantwoordelijk is voor controle op uitkomsten en welke interne waarborgen gelden.

Wat staat er in een juridisch zorgvuldig AI-beleid?

In een AI-beleid kunnen onder meer afspraken worden opgenomen over:

• toegestane en niet-toegestane AI-tools;
• gebruik van AI bij dagelijkse werkzaamheden;
• verwerking van persoonsgegevens en andere gevoelige informatie;
• bescherming van vertrouwelijke bedrijfsinformatie;
• controle, verificatie en documentatie van AI-output;
• inzet van AI binnen HR-processen;
• verantwoordelijkheden van werknemers en leidinggevenden;
• menselijke tussenkomst en eindverantwoordelijkheid;
• interne goedkeuring van nieuwe AI-toepassingen;
• training, bewustwording en incidentmeldingen.

Voor veel ondernemingen is een AI-beleid inmiddels geen luxe meer, maar een noodzakelijk onderdeel van verantwoord ondernemingsbestuur en risicobeheersing.

AI bij werving, selectie en beoordeling

De inzet van AI binnen HR-processen vraagt om verhoogde juridische zorgvuldigheid. Dat geldt in het bijzonder wanneer AI wordt gebruikt bij het screenen van sollicitaties, het rangschikken van kandidaten, het ondersteunen van beoordelingen, het analyseren van prestaties of het monitoren van werknemers.

Juist in deze context kunnen AI-systemen direct invloed hebben op de positie van sollicitanten en werknemers. Dan spelen onder meer vragen over transparantie, uitlegbaarheid, gelijke behandeling, non-discriminatie en menselijke controle.

Daarnaast is dit ook onder de AI Act een gevoelig terrein. Bepaalde AI-toepassingen in arbeid en personeelsbeheer kunnen als hoog-risico worden aangemerkt. In dat geval kunnen zwaardere verplichtingen gelden, afhankelijk van de rol van de onderneming en de manier waarop het systeem wordt ingezet.

Wanneer AI wordt ingezet bij werving, selectie of beoordeling, is het daarom verstandig om vooraf juridisch te laten beoordelen of de toepassing verantwoord is. Dat helpt voorkomen dat beslissingen worden genomen op basis van onduidelijke, niet-verifieerbare of mogelijk discriminerende uitkomsten.

AI, privacy en vertrouwelijke informatie

Veel AI-toepassingen verwerken gegevens. Soms gaat het om algemene informatie, maar vaak ook om persoonsgegevens van werknemers, sollicitanten, klanten of zakelijke relaties. In dat geval moet zorgvuldig worden beoordeeld welke gegevens worden gebruikt, met welk doel dat gebeurt, waar gegevens terechtkomen en welke waarborgen aanwezig zijn.

Ook vertrouwelijke bedrijfsinformatie verdient bijzondere aandacht. Denk aan contracten, interne strategieën, financiële gegevens, klantinformatie of juridische documenten. Wanneer dergelijke informatie zonder duidelijke afspraken in AI-tools wordt ingevoerd, kan dat aanzienlijke risico’s opleveren voor de onderneming.

Een juridische beoordeling van AI-gebruik helpt om vast te stellen welke regels, instructies en maatregelen nodig zijn om AI op een verantwoorde manier te gebruiken.

Wat kan FORSYTE Advocaten voor u betekenen?

FORSYTE Advocaten ondersteunt ondernemingen op het gebied van AI-recht en bij de juridisch verantwoorde implementatie van AI binnen de organisatie. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar juridische risico’s, maar ook naar de praktische uitvoerbaarheid van beleid en procedures.

FORSYTE Advocaten kan onder meer adviseren over:

• AI verantwoord implementeren in de organisatie;
• AI op de werkvloer;
• arbeidsrechtelijke aspecten van AI;
• AI-beleid en interne AI-richtlijnen;
• AI-gebruik door werknemers;
• AI in werving, selectie, beoordeling en monitoring;
• privacy- en vertrouwelijkheidsvraagstukken;
• medezeggenschap bij invoering van AI-systemen;
• verantwoordelijkheden, governance en interne procedures;
• de toepassing en gevolgen van de AI Act voor uw onderneming.

Het doel is niet om AI te blokkeren, maar om het gebruik daarvan juridisch verantwoord en praktisch werkbaar in te richten.

Neem contact op

Overweegt uw onderneming AI in te zetten of wordt AI al gebruikt binnen uw organisatie? Dan is het verstandig om tijdig juridisch advies rondom AI op de werkvloer in te winnen, zeker bij gebruik op de werkvloer, binnen HR-processen of bij verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Wilt u weten welke juridische aandachtspunten voor uw onderneming relevant zijn? Neem dan contact met ons op.