Aan welke wettelijke regels moet een incassobureau zich houden?

Een incassobureau is een onderneming die in opdracht van iemand anders openstaande vorderingen probeert te innen. Een incassobureau moet zich bij het innen van openstaande vorderingen wel houden aan bepaalde regels. Deze regels zijn in de wet terug te vinden. De Wet Incassokosten en het bijbehorende besluit (WIK) zijn vanaf 1 juli 2012 in werking getreden. De regeling heet Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten. Het is van toepassing op vorderingen die ná 1 juli 2012 betaald hadden moeten zijn. In dit artikel zullen de wettelijke regels besproken worden waaraan een incassobureau zich moet houden.

Algemene regels

Voor het opstarten van een incassobureau zijn geen wettelijke vereisten verbonden. Iedereen zou dus een incassobureau kunnen beginnen. De Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) is de branchevereniging voor incassobureaus. Verder moeten de incassobureaus die zijn aangesloten bij de NVI zich houden aan vaste gedragsregels en hanteren een geschillenregeling. Voor de incassobureaus die niet zijn aangesloten bij de NVI passen hun eigen voorwaarden toe.

Er zijn bepaalde dingen die een incassobureau niet mag doen. Zij mogen bijvoorbeeld geen officiële documenten uitbrengen. Denk hierbij aan een dagvaarding. Daarnaast mogen zij geen concept dagvaarding versturen. Het lijkt dan net alsof incassobureaus gerechtsdeurwaarders zijn. Het is onderdeel van hun strategie om u alsnog te laten betalen. U wordt hierdoor op het verkeerde been gezet. Verder mag het incassobureau niet doorgaan met aanmanen wanneer u vragen stelt over de vordering, ofwel gemotiveerd betwist. Indien dit het geval is, moet de incassoprocedure worden opgeschort. Hieronder zal worden ingegaan op de regels omtrent de incassokosten.

Incassokosten

Aan de volgende regels omtrent de incassokosten moet het incassobureau zich houden. Wanneer een incassobureau kosten rekent aan een consument, moet dit bedrag altijd inclusief btw worden vermeld. Daarnaast worden de kosten naar ratio berekend. Dit houdt in hoe hoger de vordering is, hoe lager het percentage kosten (staffel). Verder mag er alleen btw berekend worden over de incassokosten, indien de vordering middels een incassobureau wordt geïnd. De incassokosten mogen tevens pas in rekening worden gebracht, indien de schuldeiser minimaal één betalingsherinnering heeft gestuurd met een betalingstermijn van veertien dagen. Er mag geen rente in rekening worden gebracht op de kosten, enkel wanneer dit expliciet in de voorwaarden is vermeld. Verder vallen alle kostenposten onder de genoemde maximumtarieven voor incassokosten. Ten slotte mag er niet ten nadele van de debiteur van de regeling worden afgeweken, wel ten voordele. De regeling is echter dwingend.

Er zijn ook regels waaraan een incassobureau zich moet houden omtrent wat zij niet mogen doen met de kosten. Ze mogen bijvoorbeeld geen ‘voor-incassokosten’ in rekening brengen. Deze ‘voor-incassokosten’ zijn de kosten die door de ondernemer zijn gemaakt voordat het incassokantoor werd ingeschakeld. Daarnaast mogen ze geen kosten die zijn gemaakt ter voorbereiding op de dagvaarding in rekening brengen. Incassobureaus hebben niet de bevoegdheid om te dagvaarden.

Samenvatting

Al met al kan iedereen een incassobureau beginnen. Indien het kantoor is aangesloten bij de NVI moet het zich houden aan gedragsregels en de geschillenregeling. Indien dit niet het geval is, kunnen er eigen voorwaarden toegepast worden. Een incassobureau mag onder andere geen officiële documenten uitbrengen, geen conceptdagvaardingen sturen en niet doorgaan met aanmanen wanneer er vragen worden gesteld. Verder moet het incassobedrag altijd inclusief btw zijn voor de consument en worden de kosten naar ratio berekend. Er wordt btw gerekend als er door een incassobureau wordt geïnd. Daarnaast moest er minimaal één betalingsherinnering worden gestuurd en mag er geen rente worden gerekend, alleen wanneer dit in de voorwaarden staat. Bovendien vallen alle kostenposten onder de maximumtarieven en mag er niet ten nadele van de debiteur worden afgeweken. Tot slot mag het incassobureau geen voor-incassokosten rekenen en geen kosten rekenen die zijn gemaakt ter voorbereiding op de dagvaarding.

Bij verdere vragen over de wettelijke regels van een incassobureau, kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.

Mr. Simon van Zijll is gespecialiseerd in het ondernemings- en vastgoedrecht. Ook heeft hij een bijzondere expertise in investeringsarbitrage.

Danish

Mr. Siddiqui is gespecialiseerd in ondernemings(straf)recht.

Procesrecht advocaat gezocht? Ons advocatenkantoor in Rotterdam is actief in de Randstad en de regio’s Midden- en Zuid-Nederland.